Erfolgreiche IT-Projekte – Auf das Zusammenspiel achten.
Warum laufen manche IT-Projekte so schwerfällig und mühsam. Ein Meeting jagt das nächste. Die Stimmung ist angestrengt. Budget und Meilensteine werden gerissen. Der Anfangsflow ist abgeklungen.
Dafür kann es viele Gründe geben.
Hier geht es um das optimale Zusammenspiel der Beteiligten.
In diesem Beitrag erfahren Sie:
- Wie sie mit dem Sand im Projektbetrieb umgehen können
- Wie ein unabhängiger Projektbegleiter hilfreich unterstützen kann.
Der Sand im Getriebe
Das Bild ist ganz gut. Es knirscht im Karton. Meistens wird dies offensichtlich, wenn im Projekt Frust oder Druck aufkommt.
Oft passiert das auch in Verbindung mit einer Frage nach der Schuld. Der Fachbereich definiert die Anforderungen nicht schnell oder gut genug. Der IT-Bereich ist zu langsam oder zu kompliziert und versteht den Fachbereich nicht oder war es umgekehrt.
Meistens kommt es dann zu Klärungsterminen mit den nächsten Führungsebenen oder dem Management. Nicht selten kommt es dann zu einem machtvollen Wort.
Läuft das Projekt danach besser?
Der Sand muss raus!
Das fatale dabei ist, dass der Sand nicht plötzlich entsteht. Er schleicht sich ein und setzt sich fest. Und das erzeugt auf Dauer Reibungen.
Es geht um das Zusammenspiel von Menschen. Dann wird schnell klar, dass ein Machtwort allein nicht reicht.
Das Thema klingt banal. Schon seit der guten alten Stakeholderanalyse wissen wir, dass wir uns mit den verschiedenen beteiligten Menschen auseinandersetzen müssen. Gefahr erkannt, Gefahr gebannt? Mitnichten.
Zeigen Sie mir einen Projektplan, der ein fortlaufendes People Management enthält. Oder einen festen Kümmerer für die zwischenmenschlichen Themen.
Wahrscheinlich kommt Ihnen jetzt der Gedanke, dass dies ja der Projektleiter regeln muss so neben seinen ganzen anderen Aufgaben. Klar, ein guter Projektleiter wird sich darum kümmern. Aber vermutlich überfrachten wir dann latent diese Rolle. Was denn noch alles!
Was könnte man jetzt gegen den Sand tun?
Ein naheliegender Gedanke wäre jetzt einen Teamworkshop zu veranstalten. Würde das helfen? Ja und nein.
Es ist immer gut sich im Team Zeit zu nehmen, um über das Miteinander zu sprechen, menschlich näher zu rücken. Doch meistens gelingt es nicht innerhalb eines halben bis ganzen Tages alle Ursachen für Projektstörungen zu erfassen und vor allem auch nachhaltig zu lösen.
Es kann günstiger sein, dies in Form einer gezielten Projektbegleitung und -unterstützung zu tun. Der Projektleiter/die Projektleiterin bekommt für einen beschränkten Zeitraum einen Projektsupport.
People Management als permanenter Bestandteil von Projekten
Dies kann in ganz unterschiedlichen Formen passieren. Ein interner oder externer Projektbegleiter vielleicht auch nur zeitweise. Dieser ist nicht nur der Coach des Projektleiters. Es geht vielmehr um die Unterstützung des ganzen Teams. Es gibt nichts motivierenderes als gemeinsam gut voranzukommen.
Diese Person unterstützt ihn oder sie direkt in der Ursachenanalyse durch Gespräche oder Mikrointerventionen. Aber nicht in einem stillen Kämmerlein sondern eher direkt im Prozess in der laufenden Arbeit. Er oder sie kann im Zwischenmenschlichen neue Lösungswege aufzeigen, Konflikte beilegen. Manchmal reicht es schon eine kleine Tür zu öffnen.
Aber Vorsicht. Zur Zeit sind sogenannte agile Coaches ein Trend. Also setze ich einfach einen Coach ein und fertig. Viele agile Coaches die ich kennengelernt habe, sind sich oft nicht so 100%ig klar über ihre Rolle. Dem Projektleiter und dem Team geht es genauso. Es geht dabei auch nicht primär um die agile Vorgehensweise. Es braucht ein klares Verständnis.
Kleine hilfreiche Instrumente im Projektverlauf
Ganz erfolgreich sind die sogenannten Retros aus dem agilen Umfeld. Ein Zeitpunkt wo über das Miteinander gesprochen wird.
Management by walking around. Projektsitzungen sind das eine. Hilfeich kann eine regelmäßige Präsenz und Ansprechbarkeit auf der Fläche sein. Übrigens auch hilfreich für Führungskräfte.
Es kann darüber hinaus manchmal hilfreich sein, aus der großen Gruppe auszusteigen, um in kleinen Gruppen Dinge auch mal im geschützten Raum persönlicher ansprechen zu können. Dies gilt übrigens auch im Zusammenspiel mit dem Auftraggeber oder dem Management.
Stärkung des Führungsaspektes in der Projektarbeit. Gemeint ist damit die Menschenführung. Wer früh auf Signale achtet und schnell reagiert, der verhindert den Sand schon bei der Entstehung.
Multiple Wirkungszusammenhänge
Gründe für Störungen können vielfältig sein wie z. B. persönliche Differenzen, Ziel- und Interessen- oder Ressourcenkonflikte, Kommunikationsprobleme.
Manchmal stimmt auch das Projektdesign nicht oder die Zusammensetzung des Teams ist ungünstig.
Nicht alle können direkt im Projekt gelöst werden. Wer schon mal in einer Streitsituationen zwischen mehreren Fachbereichen und der IT versucht hat ein Projekt zu steuern, weiß um die Schwierigkeiten. Manchmal sind auch Differenzen im Managementteam nicht hilfreich.
In diesem Fall hilft eine unabhängige und neutrale Sicht um Probleme zu identifizieren und zu lösen.
Ein einfaches Weiter-So reicht nicht. Was zählt ist der Projekterfolg.
Ein neutraler Projekt-Begleiter kann gut helfen.
Projektleiter sind manchmal in einer schwierigen Situation. Wenn es anfängt im Team zu knirschen oder übergeordnete Ebenen sich uneins sind, kann die Projektarbeit deutlich behindert werden.
Genau da passt eine externe Unterstützung. Erst einmal vielleicht als neutraler Sparringspartner, um Klarheit zu gewinnen, Problemfelder auch im Zwischenmenschlichen zu identifizieren und Lösungsstrategien mit den Auftraggebern zu finden.
In diesem Beitrag erfahren Sie:
- Wie sie mit dem Sand im Projektbetrieb umgehen können
- Wie ein unabhängiger Projektbegleiter hilfreich unterstützen kann.
Aus der Praxis
Wer schon mal im Zusammenspiel mit Programmierern der eigenentwickelten Software und den damit eng verbundenen Fachbereichsexperten ein Projekt zur Einführung einer Standardsoftware begleitet hat, weiß, dass es um weit mehr geht als um ein gutes Projektmanagement.
Aus der Praxis: Verständigungsschwierigkeiten
Die Zusammenarbeit zwischen den Fachanforderern und den IT-Experten kann anspruchsvoll sein. Nicht selten versteht, die eine die andere Seite nicht.
Das Thema ist bekannt. Wo liegt jedoch die Lösung? Oft braucht es einen Übersetzer. Oder einen Rahmen für den fruchtbaren, gemeinsamen Austausch. Bevor nach den Schuldigen gesucht wird.
Mikro-Interventionen
Hört sich auf den ersten Blick trendy an.
Aber schon ein erstes Zuhören, ein Gespräch, eine gezielte Reflektion, ein Feedback oder ein vorgeschlagener Lösungsschritt kann Dinge nachhaltig in Bewegung bringen.
Aus der Praxis: Umgang mit sich wandelnden Anforderungen
Heutzutage alltäglich. Je länger ein Projekt läuft desto höher die Gefahr, dass sich die Anforderungen und Prioritäten über den Zeitverlauf ändern.
Nicht zu vernachlässigen sind auch Lernprozesse und der damit verbundene Erkenntnisgewinn.
Das Projekt und der Entwicklungsprozess der IT-Lösung muss dem Rechnung tragen. Agile Vorgehensweisen können dabei helfen. Eine flexible Architektur mit Mikroservices auch.